Muutospyyntöjen käsittely tehtävässä

By | 15 huhtikuun, 2024

Ulkoisten tekijöiden aiheuttamat muutospyynnöt jäävät usein venture directorin vastuualueen ulkopuolelle, koska ne eivät yleensä jätä juurikaan vaihtoehtoja. Useimmat menestyneet riskinjohtajat ovat laatineet suunnitelman näiden vaatimusten käsittelemiseksi aloittaessaan tietyn yrityksen, ja suunnitelman pitäisi pystyä käsittelemään niitä vaikuttamatta kohtuuttomasti lopputulokseen.

Sisäisistä osista johtuvia muutospyyntöjä on kuitenkin käsiteltävä äärimmäisen eri tavalla. Täydellisessä maailmassa monet näistä ongelmista olisi voitu välttää yksinkertaisesti määrittelemällä selkeästi projektin tavoitteet ja kirjoittamalla ja ilmoittamalla selkeästi erityiset vaatimukset kaikille sidosryhmille, mikä tarkoittaa, että he ymmärsivät, mitä lopputuotteilta tai -palvelulta voidaan odottaa. Valitettavasti emme tietenkään aina elä ihanteellisessa maailmassa, ja tehokas koordinointiprosessi olisi aina perustettava sen mukaan, kuinka yksityiskohtaisia ja syvällisiä yrityksen alkuvaiheet ovat.

Koskaan ei pidä olettaa, että kaikki sidosryhmät sekä loppukäyttäjä pystyvät helposti hahmottamaan lopputuotteen pelkän dokumentaation tarkastelun ja kuvien ymmärtämisen avulla. Vaikka prototyyppiä käytettäisiinkin vain lisäämään vaatimusten tuottamista luonteensa vuoksi, se ei todellakaan ole täysin toimiva hyödyke, ja logiikka ja väärinkäsitykset ovat väistämättömiä kehittyneessä toimeksiannossa.

Toisaalta hyvällä paperityöllä ja selkeällä viestinnällä tehtävän tavoitteista voidaan vähentää muutospyyntöjen määrää.

Mikä on siis tarkalleen ottaen tehokkain tapa hallita tehtävään liittyviä muutospyyntöjä ja samalla toimittaa työ, joka saadaan valmiiksi oikealla kulutetulla budjetilla, ajalla ja asetuksilla?

Erottele tarpeellinen ”kiva olla” -asioista.

Jokaisella muutospyynnöllä pitäisi olla yritysskenaario sen tueksi, koska koko hanke saatu. Toki tämä on joskus hyvin helppo tehdä lyhyellä kuvauksella, mutta se on olennainen osa lähes jokaista muutosvaatimusta juuri ennen kuin sitä harkitaan projektin lisäämisen suhteen.

Muutoshankinnan liiketoimintatilanteen tärkein elementti voi olla ennustettu tulo, joka osoittaa arvon, joka sisältyy tiettyyn muutettuun hankkeeseen. Tällainen asia yksinään yleensä kertoo, mitä muutoksia tarvitaan. On tärkeää tunnustaa, että tiedot joistakin yritystilanteista eivät välttämättä ole hyödyllisiä projektille ajallisesti ja budjetin kulujen kannalta, mutta ne ovat välttämättömiä, jotta asiakas voi säilyttää kilpailukykynsä markkinoilla.

Jos korvausta ei todellakaan ole nimenomaisesti raportoitu, keskity asiaan käyttämällä yksilöä, joka vaati edistystä, ja katso sitten, onko siitä oikeutettua yrityksen hyötyä.

Paremmin suunniteltu ratkaisu tai parempi, toivotumpi ominaisuus ei todellakaan ole hyöty, ellei sen tueksi tietenkään voida esittää, miten sillä voi olla erittäin hyvä vaikutus tiettyyn projektin budjettiin ja aikatauluun tai miten se voi vaikuttaa myönteisesti loppukäyttäjien vaatimaan vaivannäköön yleisten tehtävien suorittamiseksi. Yleisiä kyselyitä, jotka on käsiteltävä muutospyynnön liiketoimintaskenaariossa, ovat seuraavat

”Miksi saimme tämän muunnoksen ulkoisen organisaatiomuutoksen vuoksi?”.

”Mitkä sisäiset elementit päättyivät tämän muutoksen seurauksena?”[in[인치

”Miten tämä muutos mukauttaa varsinaisen tehtävän kokonaisaikaa?”

”Miten tämä muutos muuttaa lopputuotteen käyttöä?

”Mitä kustannussäästöjä saavutetaan tätä muutosta soveltamalla?”.

Vältä tapahtumia ja energian tuhlausta

Varma keino varmistaa, että et menetä tärkeitä liiketoiminnan lähteitä liian monien muutosvaatimusten ja koko korjaavien hallintatoimien prosessin aikana, on varmistaa, että liiketoiminta käynnistyy ja lähtee liikkeelle selkeästi määritellyillä tavoitteilla. Useimmat näistä tiedostoista olisi jaettava niin, että sidosryhmät ja loppukäyttäjät ovat tietoisia siitä, että niistä voidaan toimittaa kopioita.

Tietenkin rutiininomainen hetki tehtävän vakuutuspolitiikka selviytyä muutosvaatimuksista, jos ajanjakso kuluttaa seuraavan viiveen ylivoimaiset vaatimukset ennen seuraavaa 7 päivää. Varmista, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia siitä, että tämä on yksi tapa toimia.

Ota käyttöön selkeät hyväksymis-/hylkäyskriteerit

Käytä selkeitä ehtoja seuloaksesi pois henkilökohtaiset pyynnöt, joita ei täytetä tai voida täyttää – yksi erityisen tärkeä karsintakriteeri on itse asiassa liiketoimintatilanne, joten lähes kaikki pyynnöt, joissa sitä ei ole, voidaan aina lähettää välittömästi eteenpäin pyynnön esittäjälle. Älkää juuttuko siihen, että varsinainen pyynnön esittäjä on löydettävä liiketoimintatilanteen määrittelemiseksi – pyynnön esittäjän vastuulla pitäisi olla tämän tiedon antaminen aluksi (vaikka teidän pitäisi käydä myöhemmin vuoropuhelua sen täsmentämiseksi).

Käytä hyvin harkittua selitystä tukemaan nykyistä syytäsi muutospyynnön hylkäämiseen, mukaan lukien se, miksi sinulla ei ole olosuhteita muutoksen lisäämiseksi. Pidä kiinni päätöksestäsi, ellei varsinainen hankkeen rahoittaja ole valmis parantamaan budjettia, sekä jos se on suunniteltu todellista liiketoimintaa varten.

Kuitenkin aina kun et voi vapauttaa rahoitusta tai lisäaikaa, aseta eteneminen tärkeysjärjestykseen niin, että olet joustava ja valmis neuvottelemaan kompromissin, vaikka se merkitsisi jonkin järjestetyn toiminnan menettämistä.

Jos haluat, että saavutusten todennäköisyys on mahdollisimman suuri, haluat usein soveltaa projektinhallintaohjelmiston suosituksia myös muilla työsi osa-alueilla. Voit tarkastella ohjeita, jotka sisältävät valvottuja mukautuksia projektinhallintaohjelmistojen koulutuskursseihin PMP-pätevyyksiä, APM-alkuisia pätevyyksiä ja Prince2:ta varten.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *