Onnistunut muutoksenhallinta

By | 18 huhtikuun, 2024

Nykyään muutokset voivat olla jatkuvia, ja tuntemattomista syistä jokin muuttuu aina jossakin. Voi olla lähes mahdotonta toimia missään ilman, että joutuu tekemisiin jonkinlaisen muutoksen kanssa. Nykyisessä yritysmaailmassa muutos ei ole vaarallinen asia, sillä se on elintärkeää pitkän eliniän kannalta. Se voi kuitenkin olla yritykselle haitaksi, jos sitä ei muuteta tehokkaasti, ja se voi vaikuttaa huonosti työntekijöiden moraaliin sekä haitata tuottavuutta. Riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni muutos on, työntekijät todennäköisesti reagoivat siihen jollakin tavalla, ja joskus juuri pienet muutokset aiheuttavat eniten surua. Yksi syy tähän voi olla yksinkertainen. Toimintatiimit aliarvioivat usein, miten yksilöt reagoivat pieniin muutoksiin. Vaikka et jatkuvasti kuuntelisikaan tarkasti, ihmisvaisto kertoo, että ihmiset käyttäytyvät eri tavoin. Yksi mies tai nainen saattaa ymmärtää muutoksen suurena tapahtumana, kun taas toinen mies tai nainen saattaa tulkita sen vähäpätöiseksi. Juuri tämä valtava ero aiheuttaa vaikeuksia.

Valvonnassa on harhaluulo ajatella, että mikä tahansa muutos on ”ei mikään iso juttu”. Esimerkiksi erään yrityksen epäonnisessa sopeutuksessa henkilökohtaiset istuimet muutettiin ergonomisempaan työpöytätyyppiin. Tai toisessa tapauksessa yrityksen johto päätti, että työtilojen uudelleenjärjestely voisi olla tehokkaampaa, joten he muuttivat ihmisten istumapaikkoja. Molemmissa tapauksissa suhteellisen pienet muutokset aiheuttivat suuria ongelmia. Valitettavaa molemmissa tapauksissa oli se, että johtajat tekivät muutokset oletusarvoisesti, ja kun työntekijät tulivat seuraavana aamuna töihin, tietyt tuotteet oli siirretty tai jopa tietyt sohvat olivat poissa. Työntekijät olivat hyvin järkyttyneitä siitä, että heidän henkilökohtainen tilansa ja tuotteensa jätettiin huomiotta pelkästään suotuisan toiminnallisen muutoksen vuoksi. Toki voidaan väittää, että ne ovat todella heidän tavaroitaan, mutta olkaamme rehellisiä, miehillä ja naisilla ei ole pysyvää määräysvaltaa työpaikkaansa kohtaan, joten kun joku käyttää sitä ja sotkee sen, menetellään ammattimaisesti.

Toinen esimerkki on se, että meidän piti vaihtaa kellonaika. Kuulostaa hyvin yksinkertaiselta muutokselta, eikö vain? No, kuvitellaanpa se uudelleen. Sanotaan, että muutitte tavallisen aikakellonne käden tasaiseksi seinäkelloksi. Kaikille, jotka eivät ole koskaan nähneet 1:tä, dokumentoitte kätenne lukijalle, ja aikakello ymmärtää sen ja dokumentoi aikanne ja energianne. Tätä pidettiin asiana, joka voisi poistaa tarpeen turvallisen henkilökortin välittämiseen ja joka voisi auttaa työntekijöitä, erityisesti niitä, jotka pudottivat säännöllisesti omia luottokorttejaan. Vastareaktio oli erityisen voimakas. Ongelman ydin oli se, että työntekijöille ei kerrottu asiasta ennen kuin he ostivat aikakellot, vaan vasta kun ne oli asennettu ja asetettu käyttöön. Toinen ongelma oli inhimilliset vaistot, ja kuten aiemmin mainittiin, jokainen toimi asiassa eri tavalla, ja jotkut kokivat, että kyseessä oli suoranainen yksityisyyden suojan loukkaus. Kukaan hallituksessa ei odottanut, että näin kävisi, mikä ei ainoastaan aiheuttanut huonoa tunnetta, vaan myös teki johdon vahingonkorjausajasta paljon odotettua pidemmän. Samanlaisten ongelmien välttämisen pitäisi olla ensisijainen tavoite, sillä tapausta ei käsitellä nyt liikaa.

Miten siis estämme tällaiset tilanteet? Osa vastauksesta on yksinkertainen. Se on kohdella lähes kaikkia muutoksia samalla tavalla niiden koosta riippumatta. Koska suurillakin muutoksilla on vaikutusta, johto yleensä odottaa, että muutokseen reagoidaan, ja käyttää enemmän aikaa valmisteluun ja tiedottamiseen. Pienetkin muutokset olisi kuitenkin valmisteltava ja niistä olisi tiedotettava asianmukaisesti. Tarkastellaan seuraavaksi joitakin tapoja varmistaa, että muutokset, olivat ne sitten suuria tai pieniä, toteutetaan sujuvasti.

Voit aina sitouttaa työntekijät etukäteen ja saada heiltä hyväksynnän ja palautteen. Jos olet pieni yritys, useimpien työntekijöiden ei ehkä ole mahdollista osallistua kollektiivisesti, joten on järkevää muodostaa pieni ryhmä (fokusryhmä), joka tekee työntekijöiden edustavan pilotoinnin. Jos teillä on ammattiliitto, käyttäkää naimisissa olevista työntekijöistä ja toimihenkilöistä koostuvaa ryhmää. Kannattaa ehkä ottaa mukaan myös varsinaisia ammattiliiton toimihenkilöitä, joiden kanssa voitte selventää ajatuksia etukäteen, toisin kuin tapaamalla työntekijöitä, jotka eivät saa viestiä suoraan teiltä, tai eivät edes ole koskaan saaneet, olivatpa muutokset sitten mitä tahansa. Muutosten ilmoittaminen etukäteen on kaikkien kannalta parempi kuin se, että ne huomataan ja niitä pyydetään anteeksi myöhemmin.

Tämä saattaa tuntua epätavalliselta, joten jos valitset työntekijän tähän kohderyhmään, varmista, että valitset sellaisen, joka on tunnettu siitä, että hän saa loputtomasti porsaanreikiä, tai sellaisen, jolla on taipumus nähdä kaikessa pahaa. Yritä saada heidän suostumuksensa, niin koko muutos voi sujua paljon sujuvammin. Käytä työntekijältä keräämiäsi tietoja oman vuorovaikutusvalmistelun ja vuoropuhelun luomiseen. Nyt kun ymmärrät monia työntekijöiden huolia, voit puuttua niihin jo etukäteen.

Jos et saa palautetta etukäteen (mikä on harvoin mahdollista), anna yksilöille mahdollisuus tiedustella yhdessä sinun kanssasi käsitellä heidän pohdintojaan yhteyden kautta. Koska säilytät yhden olennaisen ajan ajatuksen, ihmiset jatkavat kysyä ”mikä on siinä minulle” (WIIFM) ensin. On erittäin tärkeää kertoa heille, miksi muutos tapahtuu, mutta ei riitä, että vain kerrotaan, mikä on siinä yritykselle – se voi olla hyödyllistä joka tapauksessa, kun hyöty liittyy organisaation yleiseen etuun, verrattuna vahvemman yrityksen työllistämiseen tai hyödylliseen kykyyn palvella asiakkaita paljon paremmin.

Paras menetelmä useimpien koordinointi on puhua miehen tai naisen kanssa, jotta ihmiset voivat helposti tunnistaa ja ratkaista asioita; kuitenkin myöhempi menetelmä organisaatiorakenne voi olla edullinen, ei vain auttaa käsittelemään yksilöitä, jotka yksinkertaisesti missasivat kokouksen, mutta myös jotkut ihmiset hyväksyvät enemmän sisällä kirjallisen lajin. Aivan kuten ihmisen vaisto voi saada ihmiset reagoimaan eri tavoin, jotta he voivat muuttua, se voi myös saada heidät vaihtelemaan yksityiskohtia. Jotkut ihmiset haluavat poimia asiat suullisesti, toiset haluavat nähdä ne selkeästi, ja jotkut tarvitsevat redundanssia. Mitä suurempi vaikutus, sitä enemmän viestintää tarvitaan. Esimerkiksi tapahtumapaikan sulkeminen edellyttää jatkuvaa vuoropuhelua useissa eri muodoissa. Tapahtuman seinäkellon muuttaminen saattaa vaatia huomiotiimin kokouksen, koko henkilöstön kokouksen, muistion tai sähköpostin.

Riippumatta siitä, mitä muutoksia teet, älä koskaan aliarvioi niiden vaikutusta työntekijöihin. Vaikka sinä tai johtoryhmäsi ette voi kehittää syitä, miksi joku yksilö ei ehkä ole samanlainen kuin asiat, asiaa eri näkökulmista tarkasteleva työntekijä varmasti voi. Ennaltaehkäisevä viestintä on ensimmäinen takuusi siltä, että epäonnistuneiden mukautusten vuoksi ei tarvita työhäiriöiden hallintaa. Mitä enemmän vuoropuhelua käydään, sitä paremmin voit tunnistaa tarkalleen, miten tämä vaikuttaa työntekijään, sekä sisällyttää suosituksia onnistuneeseen mukauttamisen hallintaan.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *